Voor penningmeesters van verenigingen
Contributiebeheer int de contributie van je leden met geldige SEPA-machtigingen, stuurt de vooraankondiging op tijd en houdt per lid bij wat open staat, zonder dat je nog een Excel-bestand hoeft door te mailen.
Je eigen bank schrijft af, met het incassant-ID van je vereniging. Contributiebeheer levert het bestand en de administratie eromheen.
Contributiestaat
Kwartaal 1Het probleem
Bijna elke vereniging int de contributie vanuit een lijst die ooit als tijdelijke oplossing begon. Zolang niemand verhuist, opzegt of storneert gaat dat goed. In de praktijk gebeurt dat allemaal wel, en meestal tegelijk.
Een deel van de machtigingen is ooit op papier getekend, een deel via een formulier op de site binnengekomen. Wie het machtigingskenmerk of de datum van ondertekening zoekt, komt uit bij een map, een oude laptop of de vorige penningmeester.
Een teruggeboekt bedrag staat op het bankafschrift, maar niet in de lijst. Bij een doorlopende machtiging kan een consument binnen acht weken zonder opgaaf van reden storneren, dus dat gebeurt geregeld. Wie het niet handmatig terugzet, vinkt het lid ten onrechte af als betaald.
Leden zijn geen klanten, het zijn medespelers, mede-muzikanten en buren. Daardoor blijft de eerste herinnering liggen, dan de tweede, en spreekt de penningmeester het lid uiteindelijk aan in de kantine.
Bij een bestuurswissel gaat de kennis mee de deur uit. De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, in werking sinds 1 juli 2021, vraagt juist om duidelijke afspraken over taken, aansprakelijkheid en vervanging bij belet en ontstentenis. Een bestand op een privélaptop past daar slecht bij.
De oplossing
Contributiebeheer volgt de route die je nu ook loopt, alleen dan met alles op één plek en met de controles ingebouwd.
Je importeert je huidige ledenlijst en koppelt elk lid aan een contributiesoort: jeugd, senior, gezin, steunend lid. Wijzigt een tarief na de ledenvergadering, dan pas je het bij de soort aan en niet bij honderd losse regels.
Per lid leg je het machtigingskenmerk, de IBAN en de datum van ondertekening vast. Leden zonder machtiging krijgen een digitaal formulier. Zonder complete machtiging komt een lid niet in de incassorun terecht, dat scheelt afgekeurde posten.
Je kiest de incassodatum, waarna de vooraankondiging met bedrag, datum en kenmerk naar de leden gaat. De standaardtermijn is veertien dagen vooraf, tenzij je met je leden iets anders bent overeengekomen. Daarna download je het incassobestand voor je bank.
Storneringen en mislukte incasso's zet je met een paar klikken terug op open. Het systeem stelt de herinneringen op, houdt de reeks bij en laat het bestuur zien hoeveel er nog binnen moet komen.
Wat het doet
Geen boekhoudpakket met honderd knoppen, maar de onderdelen die een penningmeester van een vereniging elke ronde nodig heeft.
Elk lid heeft een lidmaatschapssoort, een ingangsdatum, een eventuele opzegdatum en een betaalstatus. Opzeggingen halveren de contributie niet stilzwijgend: je legt vast per wanneer het lidmaatschap eindigt en wat er nog verschuldigd is.
Machtigingskenmerk, IBAN, datum van ondertekening en het bewijsstuk staan bij het lid zelf. Wordt er gestorneerd, dan heb je het document meteen bij de hand in plaats van na een zoektocht in oude mappen.
Voor je het bestand aanmaakt, zie je welke leden uitvallen: geen machtiging, geen geldige IBAN, bedrag nul, of een dubbele post. Je lost ze op in de lijst en draait de run opnieuw.
Bedrag, incassodatum, incassant-ID en machtigingskenmerk staan in de aankondiging, in een tekst die je zelf schrijft en die vriendelijk klinkt richting je leden. De verzenddatum blijft bewaard, zodat je later kunt aantonen dat je op tijd was.
Je markeert een teruggeboekte post en het bedrag springt terug op open, inclusief reden en datum. De herinneringsreeks start automatisch, met een eerste bericht dat geen kosten in rekening brengt.
Eén scherm met alles wat nog binnen moet komen, te filteren op lidmaatschapssoort, op leeftijd van de post en op reden. Dat is het overzicht dat je meeneemt naar de bestuursvergadering.
Boekjaren exporteer je naar een bestand voor de kascommissie of het boekhoudpakket. Afgesloten jaren blijven raadpleegbaar; de bewaarplicht voor de administratie is zeven jaar.
De secretaris ziet de leden, de penningmeester ziet de bedragen, de voorzitter ziet het totaal. Iedereen heeft een eigen inlog en er blijft zichtbaar wie wat wijzigde.
Wat het oplevert
Controleren, aankondigen, bestand aanmaken, klaar. Wat uitvalt zie je vooraf in plaats van achteraf op je bankafschrift.
Geen optelsom in je hoofd voor de vergadering, maar een lijst die klopt met de bank en die je kunt meesturen met de agenda.
Nette teksten die het lid als lid aanspreken, met een eerste kosteloze aanmaning en pas daarna een gesprek. Niemand hoeft iemand in de kantine aan te spreken.
De volgende penningmeester krijgt toegang tot alles: leden, machtigingen, ronden en archief. Geen schoenendoos, geen bestand dat alleen op één laptop stond.
Per boekjaar een export met leden, bedragen, incassoruns en storneringen, zodat de controle over cijfers gaat en niet over ontbrekende stukken.
Namen, adressen en IBAN-nummers in één afgeschermde omgeving binnen de Europese Unie, in plaats van in bijlagen in de mailbox van vier bestuursleden.
Eerlijk over wat je krijgt
Wij tonen geen klantlogo's en geen sterbeoordelingen. Wel leggen we uit waar de grenzen van de dienst liggen, welke regels erachter zitten en wie je aan de lijn krijgt.
Contributiebeheer maakt het incassobestand en houdt de administratie bij. Het afschrijven doet je eigen bank, met het incassant-ID van je vereniging. Er komt geen geld op onze rekening en wij nemen geen vorderingen over.
Voor een SEPA-incasso zijn een incassant-ID en een machtigingskenmerk nodig, en de vooraankondiging gaat standaard veertien dagen vooraf. Bij een doorlopende machtiging kan een consument binnen acht weken zonder opgaaf van reden storneren; bij een niet-gemachtigde incasso geldt dertien maanden. Die termijnen bepalen hoe het systeem posten openhoudt.
De AVG is leidend. Wij verwerken ledengegevens uitsluitend in opdracht van je vereniging, op servers binnen de Europese Unie, en sluiten de verwerkersovereenkomst die artikel 28 AVG voorschrijft. Een datalek melden wij zo snel mogelijk, zodat je vereniging binnen de termijn van 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens kan melden.
Deze software wordt gebouwd en onderhouden door Jimenez Julien. Je mailt niet met een helpdesk maar met de maker zelf. Wie hij is en hoe hij werkt lees je op de pagina over de auteur.
Je aanvraag komt binnen als e-mail, niet in een verkoopsysteem. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord met een voorstel voor een demo of met een concreet antwoord op je vraag. Geen belrondes, geen nieuwsbrief waar je niet om vroeg.
Geen volledige boekhouding, geen ledenpas met toegangscontrole, geen webshop voor clubkleding. Contributiebeheer doet één ding: de contributie innen en de openstaande posten bijhouden. De rest exporteer je naar het pakket dat je daarvoor gebruikt.
Stel: een harmonievereniging int per kwartaal. In week één controleert de penningmeester de lijst en ziet dat drie leden geen geldige machtiging hebben, omdat ze dit seizoen zijn ingestroomd. Zij krijgen een digitaal machtigingsformulier. In week twee gaat de vooraankondiging uit, veertien dagen voor de incassodatum. Na de afschrijving blijven twee posten open: één stornering en één rekening zonder saldo. Beide staan de volgende ochtend als openstaande post in het overzicht, met een herinnering die klaarstaat om te versturen. Dit is een geschetst voorbeeld ter illustratie van de werkwijze, geen weergave van een bestaande vereniging.
Tarieven
Alle bedragen zijn per maand en exclusief btw. Je kiest het pakket dat past bij de omvang van je ledenbestand en het aantal bestuursleden dat meekijkt.
€ 15 per maand
Voor kleine verenigingen met één penningmeester.
€ 35 per maand
Voor verenigingen die per kwartaal of per maand innen.
€ 69 per maand
Voor verenigingen met afdelingen en een ledenadministratie.
Twijfel je over het pakket? Vraag een demo aan en beschrijf je situatie, dan krijg je een onderbouwd advies. Overstappen tussen pakketten kan per maand.
Veelgestelde vragen
Ja. Bestaande machtigingen voer je in met machtigingskenmerk, datum van ondertekening en IBAN, en je hangt de scan of het formulier erbij. Zo kun je bij een stornering aantonen dat er een geldige machtiging ligt.
Ja. Je legt per incassorun de incassodatum vast en het systeem stuurt de vooraankondiging met bedrag, datum en machtigingskenmerk. De standaardtermijn is veertien dagen vooraf, tenzij je met je leden iets anders bent overeengekomen.
De stornering komt terug als openstaande post bij dat lid. Bij een doorlopende machtiging kan een consument binnen acht weken zonder opgaaf van reden storneren, bij een niet-gemachtigde incasso geldt dertien maanden. Het bedrag springt weer op open en de herinneringsreeks start.
Nee. Contributiebeheer maakt het incassobestand en de administratie, het afschrijven doet je eigen bank met het incassant-ID van de vereniging. Er komt geen geld op onze rekening en wij nemen geen vorderingen over.
Op servers binnen de Europese Unie. De AVG is leidend, wij treden op als verwerker en sluiten de verwerkersovereenkomst die artikel 28 AVG voorschrijft.
Ja. Je kunt leden ook een betaalverzoek of een factuur sturen en betalingen handmatig afvinken. De ledenlijst, de openstaande posten en de herinneringen werken dan precies hetzelfde.
Voor de administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Afgesloten boekjaren gaan naar het archief, waar je ze kunt inzien en exporteren zonder dat ze je lopende overzichten vervuilen.
Ja. De secretaris of de ledenadministratie krijgt een eigen inlog met eigen rechten. Niemand hoeft nog een bestand door te mailen en het blijft zichtbaar wie wat heeft gewijzigd, wat helpt bij de bestuursafspraken die de WBTR vraagt.
Uit de kennisbank
Veelgestelde vragen
Antwoorden op de vragen die penningmeesters stellen over machtigingen, storneringen, herinneringen en de overdracht van de kas.
8 september 2026
Praktijkvoorbeeld
Een geschetst voorbeeld van een contributieronde, van de vooraankondiging tot de laatste openstaande post.
8 september 2026
Vergelijking
Doorlopende incasso, betaalverzoek of factuur: wat past bij jouw ledenbestand en wat betekent dat voor de opvolging?
8 september 2026
Demo aanvragen
Beschrijf kort hoe jullie nu innen: per jaar of per kwartaal, met of zonder incasso, hoeveel lidmaatschapssoorten er zijn en waar het misgaat. Op basis daarvan laten we in een demo precies de schermen zien die voor jouw vereniging tellen, in plaats van een standaardrondleiding.
Nog geen machtigingen op orde? Ook dat is een goed startpunt. Vaak begint een overstap juist met het compleet maken van het machtigingenarchief.
Liever direct mailen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van de maker zelf.