Voorwaarden
Algemene voorwaarden van Contributiebeheer
Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van Contributiebeheer, de software waarmee een vereniging haar contributie int en haar openstaande posten opvolgt. Ze zijn geschreven in gewoon Nederlands, want een penningmeester die dit leest moet er zonder jurist uit kunnen komen.
1. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van MLJ, voor elke overeenkomst over Contributiebeheer en voor het gebruik van deze site. MLJ is de uitgever van Contributiebeheer; de bedrijfsgegevens staan in het colofon. Met "de vereniging" bedoelen wij de organisatie die de dienst afneemt, ook als het om een stichting of een andere rechtsvorm gaat.
Eigen inkoop- of bestuursvoorwaarden van de vereniging gelden niet, tenzij wij die vooraf schriftelijk hebben aanvaard. Wijkt een afspraak in een offerte af van deze voorwaarden, dan gaat die afspraak voor.
2. Wat de dienst is
Contributiebeheer is webgebaseerde software voor de contributieadministratie van een vereniging. De dienst omvat onder meer een ledenlijst met contributiestaffels, een register van SEPA-machtigingen met machtigingskenmerk en datum van ondertekening, het samenstellen van incassoruns, het versturen van de vooraankondiging, het bijhouden van betalingen, storneringen en openstaande posten, en het versturen van herinneringen.
Even belangrijk is wat de dienst niet is:
- wij zijn geen bank en geen betaaldienstverlener. Het incassobestand gaat naar de eigen bank van de vereniging en de afschrijving gebeurt onder het incassant-ID van de vereniging;
- er komt geen contributiegeld op een rekening van MLJ en wij nemen geen vorderingen over;
- wij zijn geen incassobureau, geen deurwaarder en geen boekhouder. Beslissingen over een lid dat niet betaalt, neemt het bestuur;
- de artikelen in de kennisbank zijn algemene voorlichting en geen juridisch of fiscaal advies.
3. Deze site en aanvragen
Deze website is op dit moment een vitrine: je kunt hier lezen wat de software doet en een aanvraag doen, maar je kunt hier niet direct een abonnement afsluiten of betalen. Een aanvraag via het contactformulier of per e-mail is vrijblijvend en verplicht je tot niets. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord.
De informatie op deze site is met zorg samengesteld, maar bindt ons pas als zij in een offerte of overeenkomst is opgenomen. Kennelijke vergissingen en typefouten binden ons niet.
4. Offertes en het tot stand komen van de overeenkomst
Een offerte is dertig dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat. In de offerte staat welk pakket je afneemt, wat de looptijd is en welke eventuele werkzaamheden voor het overzetten van bestaande gegevens erbij horen.
De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de vereniging de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of zodra wij op verzoek van de vereniging met de uitvoering beginnen. Degene die namens de vereniging tekent, verklaart daartoe bevoegd te zijn.
5. Prijzen, btw en betaling
De pakketten en de bijbehorende bedragen per maand staan op de tarievensectie van de startpagina. Kasboek kost 15 euro per maand, Penning 35 euro per maand en Bestuur 69 euro per maand. Alle bedragen zijn exclusief btw. In Nederland geldt voor deze dienst het algemene btw-tarief van 21 procent.
Facturering gebeurt vooraf per maand of per jaar, zoals in de offerte is afgesproken. De betaaltermijn is dertig dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Blijft betaling uit, dan sturen wij eerst een herinnering. Betaalt de vereniging daarna nog niet, dan mogen wij de toegang tot de dienst opschorten en de wettelijk toegestane rente en incassokosten in rekening brengen, waarbij de wettelijke staffel voor buitengerechtelijke incassokosten met een minimum van 40 euro het uitgangspunt is.
Een opschorting raakt nooit de gegevens zelf: ook tijdens een opschorting kan de vereniging haar ledenlijst en haar openstaande posten exporteren.
Wij mogen de prijzen jaarlijks aanpassen. Een wijziging kondigen wij ten minste twee maanden van tevoren aan. Ben je het er niet mee eens, dan kun je de overeenkomst tegen de ingangsdatum van de nieuwe prijs opzeggen.
6. Duur en opzegging
De overeenkomst wordt aangegaan voor de periode die in de offerte staat en wordt daarna stilzwijgend verlengd voor telkens dezelfde periode. Opzeggen kan per e-mail tegen het einde van een lopende periode, met inachtneming van een opzegtermijn van een maand.
Zeg je op, dan houd je nog dertig dagen toegang om alles te exporteren: de ledenlijst, de machtigingen met hun kenmerken, de betaalhistorie en de afgesloten boekjaren. Dat is geen extra dienst maar onderdeel van de overeenkomst, juist omdat voor de administratie een bewaarplicht van zeven jaar geldt. Daarna verwijderen wij de omgeving.
Beide partijen mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij een faillissement van de ander of bij een ernstige tekortkoming die na een schriftelijke ingebrekestelling niet binnen een redelijke termijn is hersteld.
7. Wat wij van de vereniging verwachten
- dat de vereniging zorgt voor een geldige machtiging per lid, met machtigingskenmerk, IBAN en datum van ondertekening, en voor een eigen incassant-ID bij haar bank;
- dat de vooraankondiging aan de leden tijdig uitgaat. De standaardtermijn is veertien dagen vooraf, tenzij de vereniging met haar leden iets anders is overeengekomen en dat kan aantonen;
- dat de ingevoerde gegevens juist zijn. Wij controleren niet of een bedrag klopt met het besluit van de algemene ledenvergadering;
- dat inloggegevens niet worden gedeeld en dat vertrekkende bestuursleden hun toegang verliezen;
- dat de dienst niet wordt gebruikt voor iets anders dan de eigen ledenadministratie en contributie-inning.
8. Wat de vereniging van ons mag verwachten
Wij spannen ons in om de dienst beschikbaar te houden en om de gegevens veilig op te slaan op servers binnen de Europese Unie. Wij maken regelmatig back-ups. Onderhoud dat de beschikbaarheid raakt, kondigen wij vooraf aan en plannen wij zoveel mogelijk buiten de periode rond een incassodatum.
Vragen en storingsmeldingen beantwoorden wij binnen twee werkdagen. Wij geven geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid: de dienst hangt mede af van internetverbindingen, hostingpartijen en banken waarop wij geen invloed hebben.
9. Aansprakelijkheid
Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de vereniging in de twaalf maanden voorafgaand aan de schade voor de dienst heeft betaald. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder gemiste contributie-inkomsten, gevolgschade en reputatieschade, is uitgesloten.
Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid aan onze kant. Zij geldt evenmin voor zover dwingend recht een verdergaande aansprakelijkheid voorschrijft.
Wij zijn niet aansprakelijk voor de gevolgen van een incasso die de vereniging zelf verkeerd heeft ingericht, bijvoorbeeld doordat een machtiging ontbreekt of doordat een vooraankondiging niet is verstuurd. De software waarschuwt daarvoor, maar de verantwoordelijkheid voor de incassorun blijft bij de vereniging liggen. Wat daarbij komt kijken, lees je in de checklist voor een incassorun.
10. Intellectueel eigendom
De software, de broncode, de vormgeving, het woordmerk en de teksten op deze site zijn en blijven eigendom van MLJ. De vereniging krijgt een gebruiksrecht dat niet overdraagbaar is en dat duurt zolang de overeenkomst loopt.
De gegevens die de vereniging invoert, blijven van de vereniging. Wij gebruiken die gegevens niet voor eigen doeleinden, verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor reclame. Artikelen uit de kennisbank mag je vrij delen met een bronvermelding en een link naar het oorspronkelijke artikel.
11. Privacy en gegevens
Bij het gebruik van de dienst is de vereniging verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar leden en zijn wij verwerker. Daarvoor sluiten wij de verwerkersovereenkomst die artikel 28 AVG voorschrijft. Hoe wij met gegevens omgaan, staat in de privacyverklaring; welke cookies deze site plaatst, in het cookiebeleid.
12. Toepasselijk recht en geschillen
Op de overeenkomst en op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in Nederland, in het arrondissement waar de vereniging is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.
Voordat het zover komt, nemen wij liever contact op. Een melding aan jimenezjulien42@gmail.com krijgt binnen twee werkdagen antwoord, en de meeste kwesties zijn met een telefoongesprek of een e-mail opgelost.
13. Wijzigingen van deze voorwaarden
Wij mogen deze voorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld als de dienst verandert of als regelgeving daartoe aanleiding geeft. Een wijziging die de vereniging wezenlijk raakt, melden wij ten minste een maand van tevoren per e-mail. Is de vereniging het er niet mee eens, dan kan zij opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
Versie van 19 januari 2026.