Privacy

Privacyverklaring van Contributiebeheer

Contributiebeheer draait om gegevens van leden van een vereniging: namen, e-mailadressen, IBAN-nummers en het betaalgedrag per contributieperiode. Dat is gevoelige informatie in een omgeving waar vrijwilligers het werk doen. Deze verklaring legt uit welke gegevens langs deze site en langs de dienst gaan, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke rechten je hebt.

Wie is verwerkingsverantwoordelijke

Voor de gegevens die je via deze site achterlaat, is MLJ de verwerkingsverantwoordelijke. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Vragen over privacy stel je aan jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen een eerste reactie.

De AVG geldt sinds 25 mei 2018 en is in Nederland verder ingevuld door de Uitvoeringswet AVG. Alles wat hieronder staat, volgt uit die twee regelingen.

Welke gegevens verwerken wij via het contactformulier

Deze site is een vitrine. Er is geen account, geen winkelwagen en geen profielopbouw. Er is een formulier, en daar vul je in:

je naam;
je e-mailadres;
de naam van je vereniging of organisatie, als je die invult;
waar je aanvraag over gaat, gekozen uit de lijst met pakketten;
de toelichting die je zelf schrijft over jullie situatie.

Daarnaast legt de hostingpartij bij het versturen technische gegevens vast die nodig zijn om misbruik en spam tegen te gaan, zoals het IP-adres van de afzender en het tijdstip van verzending.

Zet geen ledenbestand in het formulier

Beschrijf gerust hoeveel leden jullie hebben en hoe de contributie is opgebouwd, maar plak geen ledenlijst, IBAN-nummers of gescande machtigingsformulieren in het berichtveld. Voor het beantwoorden van je vraag is dat niet nodig, en het formulier is er niet voor bedoeld.

Ledengegevens binnen de dienst

Zodra een vereniging Contributiebeheer daadwerkelijk gebruikt, verandert de rol. De vereniging bepaalt dan zelf welke gegevens van haar leden zij vastlegt en waarom, en is daarmee verwerkingsverantwoordelijke. MLJ is in die situatie verwerker: wij verwerken de gegevens uitsluitend in opdracht van de vereniging en volgens haar instructies. Daarvoor sluiten wij de verwerkersovereenkomst die artikel 28 AVG voorschrijft.

Het gaat dan om de gegevens die bij contributie-inning horen:

naam, adres, geboortedatum en contactgegevens van het lid;
het lidmaatschapstype en de contributiestaffel die daarbij hoort;
het IBAN-nummer, de tenaamstelling en het machtigingskenmerk;
de datum van ondertekening van de machtiging en de scan van het formulier;
de incassoruns, de betaalde bedragen, de storneringen en de openstaande posten;
de verstuurde vooraankondigingen en herinneringen.

Contributiebeheer vraagt niet om gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens waarop artikel 9 AVG ziet. Een vereniging die zulke gegevens toch in een vrij tekstveld noteert, doet dat op eigen verantwoordelijkheid, en wij raden dat af. Voor de eigen administratie van de vereniging geldt bovendien dat het verwerkingsregister uit artikel 30 AVG in de praktijk vrijwel altijd moet worden bijgehouden, ook bij een kleine club.

Op welke grondslag

Voor de gegevens uit het contactformulier is de grondslag de behandeling van je eigen verzoek: je neemt contact op omdat je wilt weten of deze dienst bij jullie vereniging past, en wij hebben je gegevens nodig om die vraag te beantwoorden. Sluit je daarna een overeenkomst, dan verwerken wij die gegevens verder om die overeenkomst uit te voeren en om te factureren.

Voor de beveiliging van het formulier en het weren van geautomatiseerde inzendingen beroepen wij ons op een gerechtvaardigd belang: zonder die maatregelen loopt het formulier binnen een dag vol met ongewenste berichten.

Voor de ledengegevens in de dienst bepaalt de vereniging de grondslag zelf. In de praktijk is dat de uitvoering van het lidmaatschap: zonder administratie van wie lid is en wat er betaald is, kan een vereniging haar contributie niet innen.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Aanvragen via het contactformulier bewaren wij zolang de gesprekken daarover lopen en daarna nog een beperkte periode, zodat wij weten wat er eerder is afgesproken. Leidt een aanvraag niet tot een overeenkomst, dan verwijderen wij de correspondentie uiterlijk twee jaar na het laatste contact.

Wordt een aanvraag wel een klant, dan gelden de fiscale regels: voor de administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Facturen en de bijbehorende gegevens bewaren wij daarom die termijn.

Ledengegevens binnen de dienst bewaren wij zolang de vereniging klant is. Na beëindiging kan de vereniging haar gegevens exporteren; daarna verwijderen wij de omgeving binnen een met de vereniging afgesproken termijn. De vereniging bepaalt zelf hoe lang zij machtigingen en betaalhistorie in haar eigen administratie bewaart, waarbij dezelfde bewaarplicht van zeven jaar een rol speelt.

Wie de gegevens ontvangt

Wij verkopen geen gegevens en wij gebruiken ze niet voor advertenties. Er zijn drie soorten ontvangers.

Netlify host deze site en handelt het contactformulier af. Netlify treedt daarbij op als verwerker.
De e-mailvoorziening waarmee de berichten worden gelezen en beantwoord.
De hostingomgeving van de dienst zelf, waar de ledengegevens van klanten binnen de Europese Unie staan opgeslagen.

Betaalgegevens bewegen niet via ons. Contributiebeheer maakt het incassobestand en de administratie; het afschrijven doet de bank van de vereniging met het eigen incassant-ID. Er komt geen contributiegeld op een rekening van MLJ.

Doorgifte buiten de Europese Unie

De ledengegevens van klanten staan op servers binnen de Europese Unie. Voor de afhandeling van het contactformulier en de e-mail kan het voorkomen dat een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt. In dat geval gebeurt dat op basis van de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

Beveiliging en datalekken

Het verkeer met deze site verloopt versleuteld. Binnen de dienst werken wij met persoonlijke inloggegevens per bestuurslid en met rechten per rol, zodat de ledenadministratie niet automatisch bij de bankgegevens kan en andersom. Wie wat wijzigt, blijft zichtbaar in de tijdlijn.

Gaat er ondanks alles iets mis, dan geldt de meldplicht: een datalek moet binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor de betrokkenen. Alle datalekken registreren wij intern. Betreft het lek gegevens van een klant, dan informeren wij die vereniging zo snel mogelijk, zodat zij haar eigen verplichtingen kan nakomen. Voor verwerkingen met een hoog risico kan een data protection impact assessment nodig zijn, zoals artikel 35 AVG voorschrijft.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand; is een verzoek complex, dan mag die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd en laten wij dat tijdig weten.

Ben je lid van een vereniging die Contributiebeheer gebruikt en gaat je verzoek over jouw gegevens in die ledenadministratie, richt je dan tot het bestuur van je vereniging. Zij zijn daar verwerkingsverantwoordelijke. Wij helpen het bestuur desgevraagd om het verzoek technisch uit te voeren.

Een klacht indienen

Ben je het oneens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat dat dan eerst weten; de meeste kwesties zijn met een gesprek opgelost. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder.

Wijzigt deze verklaring, dan passen wij de datum hieronder aan. Wat de site aan cookies plaatst, staat apart beschreven in het cookiebeleid.

Laatst bijgewerkt op 19 januari 2026.