Contributiebeheer Kas en leden op orde Demo aanvragen

Over de maker

Jimenez Julien, de maker van Contributiebeheer

Contributiebeheer is geen product van een grote softwareleverancier met een supportafdeling in drie tijdzones. Het wordt gemaakt en onderhouden door een persoon, en op deze pagina lees je wie dat is, waar zijn kennis van contributie-inning vandaan komt en hoe hij aan deze software werkt.

Portretfoto van Jimenez Julien, maker van Contributiebeheer

Oprichter, ontwikkelaar en aanspreekpunt

Jimenez Julien

Bouwt administratieve software voor kleine organisaties en verdiepte zich in de praktijk van contributie-inning bij Nederlandse verenigingen: machtigingen, incassoruns en de opvolging van openstaande posten.

Wie ik ben

Mijn naam is Jimenez Julien. Ik ontwerp en bouw software voor organisaties die te klein zijn voor een eigen administratieafdeling en te groot om alles nog uit het hoofd te doen. Verenigingen zijn daar het schoolvoorbeeld van. Er is een bestuur, er is een begroting, er zijn honderden euro's per maand die binnen moeten komen, en er is een penningmeester die dat er in de avonduren bij doet.

Ik werk vanuit MLJ, de uitgever van deze site. Die combinatie van maken en uitgeven betekent dat ik geen tussenlaag heb: wie een vraag stelt via het contactformulier krijgt antwoord van de persoon die ook de code schrijft. Dat houdt de terugkoppeling kort en het aantal misverstanden klein.

Waarom uitgerekend contributie

Contributie is het saaiste onderdeel van het verenigingsleven en tegelijk het onderdeel waar het vaakst iets misgaat. De inning zelf is technisch niet ingewikkeld: je bank schrijft af, het geld komt binnen. Het lastige zit in alles eromheen. Ligt er nog een geldige machtiging bij dat lid dat vier jaar geleden een formulier tekende? Is de vooraankondiging op tijd verstuurd? Wie is er halverwege het seizoen lid geworden en betaalt dus een deel van het jaar? En wie heeft die ene stornering van vorig kwartaal nagebeld?

Toen ik me in dit onderwerp verdiepte, viel me op hoe vaak het antwoord op die vragen in een spreadsheet stond die alleen de vorige penningmeester begreep. Bij een bestuurswissel verdwijnt die kennis. De regels zelf zijn helder genoeg: voor een SEPA-incasso heb je een incassant-ID en een machtigingskenmerk nodig, de vooraankondiging gaat standaard veertien dagen vooraf de deur uit tenzij je met je leden iets anders bent overeengekomen, en bij een doorlopende machtiging kan een consument binnen acht weken zonder opgaaf van reden storneren. Wat ontbrak, was een plek waar die regels vanzelf worden gevolgd in plaats van onthouden.

Daar komt bij dat de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen sinds 1 juli 2021 meer van besturen vraagt op het gebied van verantwoording en aansprakelijkheid. Een administratie die je kunt overdragen en die laat zien wie wat wanneer heeft gewijzigd, is dan geen luxe maar gewoon nette bedrijfsvoering.

Hoe ik werk

Mijn uitgangspunt is dat software de penningmeester niet mag verrassen. Elke handeling die geld beweegt, moet vooraf te overzien zijn en achteraf terug te vinden. Dat vertaalt zich in een paar vaste keuzes.

  1. Eerst het bewijs, dan de incasso. Een lid komt pas in een incassorun als er een machtiging met kenmerk, IBAN en datum van ondertekening aan hangt. Zonder bewijs geen afschrijving.
  2. Alles wat je verstuurt, blijft bewaard. Vooraankondigingen, herinneringen en wijzigingen komen in de tijdlijn van het lid te staan, zodat een discussie achteraf met feiten wordt gevoerd.
  3. Geen inkomend geld op mijn rekening. Contributiebeheer maakt het incassobestand en de administratie. De afschrijving loopt via de eigen bank van de vereniging met het eigen incassant-ID.
  4. Exporteren kan altijd. De ledenlijst, de openstaande posten en de afgesloten boekjaren haal je er zo weer uit. Voor de administratie geldt een bewaarplicht van zeven jaar, en dat moet niet afhangen van een abonnement.

Nieuwe functies bouw ik op basis van wat penningmeesters mij daadwerkelijk vragen. Een vraag over een uitzondering in de contributiestaffel of over de afhandeling van een terugboeking is voor mij waardevoller dan een lange wensenlijst. Wie zich meldt met een concrete situatie, krijgt binnen twee werkdagen antwoord.

Wat ik niet ben

Ik ben geen accountant, geen jurist en geen incassobureau. Ik leg uit hoe de regels rond SEPA-incasso, storneringen en bewaartermijnen in de praktijk uitpakken voor een vereniging, maar voor een fiscale beoordeling of een juridisch geschil hoor je bij een adviseur te zijn. En als een lid structureel niet betaalt, blijft dat een bestuursbesluit: de software laat zien wat openstaat, het bestuur bepaalt wat er gebeurt.

Wat ik wel doe, is de administratie zo inrichten dat je dat besluit op basis van complete informatie neemt. Meer over die aanpak lees je op de startpagina van Contributiebeheer.

Alles wat ik schreef voor penningmeesters

De kennisbank bestaat uit negen artikelen over het innen van contributie. Ze staan hieronder op volgorde van verschijnen. Wil je liever de kaartweergave met foto's, ga dan naar de kennisbank.

Contact opnemen

Vragen over de software, over de overstap vanuit een bestaande lijst of over de manier waarop machtigingen worden bewaard: stuur ze gerust. Dat kan via het contactformulier of rechtstreeks per e-mail naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, en als het antwoord "dat doet Contributiebeheer niet" is, zeg ik dat er ook gewoon bij.